Apartman, site ve binalarda yıl sonlarında yapılan tüm kayıtların içerik olarak kontrol edilmesi ve denetime hazır hale getirilmesi gerekir. Yıl içinde yapılan kontroller aynı yıl içinde düzeltilebilmekte iken, yıl kapanması ile bu kontrollerde bulunan hataların düzeltilmesi bir takım sorunlar ortaya çıkarabilmektedir. Kontroller hedefi açısından sonuç odaklı bir kontrol düzeni içermelidir ve son derece önemlidir. Şöyle ki, yapılan kontroller neticesinde verilen denetim raporu, yapılacak genel kurulda ibra sürecini etkileyecek ve hatta yeni yıl için yapılacak “İşletme Projesi” ne dayanak oluşturacak verileri içerecektir. Bu sebeple daha planlı bir kontrol çalışması yapılmalıdır. Doğru planlama zamanımızı doğru yönetebilmemizi ve verilerin sağlıklı biçimde ortaya çıkmasını sağlayacaktır.
Apartman, Site ve Bina Yönetimlerinin Yıl Sonu Yapması Gerekenler İşlemler Nelerdir?
Yönetimlerin yıl sonu kontrol çalışmaları için yapılacakların üzerinden adım adım geçelim;
- Banka, kasa, stok gibi mali temelli hesapların bakiyelerinin doğruluğu araştırılmalı ve ilgili kurumlardan ekstreler alınarak bu bakiyeler kanıtlanmalıdır.
- İşletme Projesi yönetim planına göre mi hazırlanmış incelenmelidir.
- İşletme Projesi planlanan gerçekleşen tablosu alınarak “Proje Harici” gider var mı kontrol edilmelidir, varsa detayına bakılmalıdır.
- İşletme projesinde yer alan planlanan giderlerden fazla yada eksik olarak gerçekleşmiş giderler varsa detayları incelenmeli ve yanlış bütçe mi yapılmış, öngörülmeyen bir durum mu gerçekleşmiş tespit edilmelidir.
- Gelir-gider raporu alınarak sitenin “İşletme Projesi” ne konu olmayan gelir ve giderleri tespit edilmeli ve gelir ya da gider fazlalarına etkisi incelenmelidir.
- Kat Malik ve kiracıların enerjiye ilişkin kullanımları gelen fatura ve yansıtılan gelirler bazında eşit midir kontrol edilmelidir, doğru yansıtıldığına ilişkin olumlu kanaat oluşmalıdır.
- Kat malikleri tebliğ edilen işletme projesi doğrultusunda mı borçlandırılmış incelenmelidir.
- Mizan alınmalı, tüm hesaplar gözden geçirilmeli ve hesap türü de dikkate alınarak ters kayıt var mı kontrol edilmelidir.
- Mali tabloların doğruluğu hakkında kesin yargıya varılmalıdır.
- Faturalar, sözleşmeler, resimler, yazılar gibi dökümanlar sonuçları desteklediğinden önem arz ederler, mutlaka kontrol edilmelidir.
Güzel bir yeni yıl, keyifli yaşam alanları dileriz.
Sinan Oroç
Yorum yazın